Digitaal vastgoedarchief

Digitaal Vastgoedarchief

Veel vastgoedorganisaties binnen Nederlandse gemeenten hebben onvoldoende overzicht in beheer van eigendommen. Er is geen adequaat inzicht in de vastgoedportefeuille en de prestatie daarvan. Onderdeel van het inzicht in de vastgoedportefeuille is de bijbehorende vastgoedinformatie. Jarenlang wordt het fysieke vastgoedarchief uitgebreid met informatie over (gemeentelijke) vastgoedeigendommen. Deze informatie verdwijnt in het gemeentearchief of de div-afdeling. Deze informatie is waardevol en moet voor medewerkers van de afdeling vastgoed eenvoudig te bereiken zijn. Metafoor zorgt ervoor dat de waardevolle vastgoedinformatie voor altijd bereikbaar blijft door middel van een digitaal vastgoedarchief. Hieronder staat beschreven hoe Metafoor ervoor zorgt dat de vastgoedportefeuille per object op orde komt, waardoor deze eenvoudig te bereiken blijft voor medewerkers van de vastgoedafdeling.

Digitalisering van de vastgoedportefeuille

De documenten worden allereerst gescand bij zusterbedrijf Karmac Informatie & Innovatie. Karmac is gespecialiseerd in het digitaliseren van papieren dossiers, het op dagelijkse basis verwerken van fysieke (of digitale) post- en documentstromen, archiefopslag, archiefbeheer en juist advisering  omtrent wet- en regelgeving. De fysieke vastgoedgoeddossiers uit het gemeentelijke vastgoedarchief worden digitaal uitgeleverd aan Metafoor Vastgoed en Software.

Vastgoed informatie op orde

De werkzaamheden van Metafoor Vastgoed en Software betreffen het zoeken, verzamelen, analyseren en op orde brengen van alle vastgoed informatie. Vervolgens wordt dit beschikbaar gesteld op de werkschijf (W-schijf) van de gemeente. Dit wordt verwerkt en aangeboden in een mappenstructuur die gebaseerd is op de inhoud van het digitale vastgoeddossier. Een onderdeel hiervan kan zijn het optimaliseren van vastgoedcontracten en het invoeren van de vastgoedinformatie in het VastgoedBeheerSysteem VBSonline. Metafoor Vastgoed heeft de kennis en ervaring hoe om te gaan met vastgoedcontracten en kan deze optimaliseren.

Digitaal vastgoedarchief

In het digitaal vastgoeddossier is alle relevante vastgoedinformatie per vastgoedobject opgeslagen. Daarnaast is duidelijk te zien welke mappen ‘leeg’ zijn en welke vastgoedinformatie, per object, ontbreekt. Door de digitalisering van het vastgoedarchief gaat belangrijke fysieke vastgoedinformatie niet verloren en is het altijd bereikbaar op de server van de gemeente.

Indien u behoefte heeft aan vastgoedadvies kunt u contact met ons opnemen via onderstaande button..