Vastgoedbeheersysteem VBSonline Gemeente Maastricht

Gemeente Maastricht
De gemeente Maastricht stapte in 2019 over naar VBSonline voor het beheer van de vastgoedportefeuille. Momenteel opereert de gemeente volledig vanuit VBSonline wat betreft het beheer van maatschappelijke gebouwen en gronden. De medewerkers van de gemeente werken dagelijks met het systeem. De overstap naar VBSonline Voordat de gemeente Maastricht met VBSonline werkte, maakte de gemeente gebruik van andere vastgoedbeheersoftware. Toen dit softwarebedrijf aangaf er mee te gaan stoppen, startte de gemeente een marktonderzoek naar een nieuw systeem. Tijdens dit onderzoek heeft de gemeente contact gehad met andere gemeenten en verschillende softwaresystemen bekeken. Uiteindelijk zijn vijf partijen uitgenodigd voor de aanbesteding voor een nieuw vastgoedbeheersysteem, waaronder Metafoor. VBSonline stak boven de andere systemen uit en Metafoor won de aanbesteding. De conversie van het oorspronkelijke systeem naar VBSonline is erg goed verlopen. Er is gestart met de objecten die de gemeente verhuurt, begin dit jaar stonden deze objecten in het systeem. Omdat verwerving en uitgifte een hele andere tak van sport betreft, zijn deze objecten later toegevoegd. Om alle objecten aan de hand van de wensen van de gemeente toe te kunnen voegen, zijn kleine aanpassingen gedaan in het systeem. Nu staan alle objecten in VBSonline. Factureren vanuit VBSonline Om vanuit VBSonline te factureren, wordt een csv-bestand naar het gemeentelijke facturatiesysteem verstuurd. Tanja geeft aan dat dit voor nu de beste manier is, zodat ze controle houden over de facturatie. Wellicht wordt het facturatiesysteem in de toekomst daadwerkelijk met VBSonline gekoppeld, om het geheel te automatiseren. De voordelen van VBSonline Ten opzichte van het vorige systeem is VBSonline veel gebruiksvriendelijker, toegankelijker en logischer opgebouwd, aldus Tanja van Schendel. Ook collega’s die niet dagelijks met het systeem werken, kunnen erg goed uit de voeten met VBSonline. Dit is een groot voordeel ten opzichte van het vorige systeem. Het vorige systeem bevatte heel veel tabbladen en dus stappen. Bij de invoer van een object dienden alle zes stappen te worden doorlopen. In VBSonline dient de invoerder drie stappen te doorlopen. Dit scheelt veel tijd en voorkomt het maken van fouten.