VBSonline Gemeente Montfoort

Gemeente Montfoort
De gemeente Montfoort maakt al sinds begin 2018 gebruik van ons vastgoedbeheersysteem VBSonline. In eerste instantie werd de software gebruikt via UW Samenwerking, maar na de splitsing in 2019 zijn de gemeenten Montfoort en IJsselstein beiden verder gegaan met een separate installatie. Wij interviewden Connie Miltenburg[i] en Michel Besamusca [ii]van de gemeente Montfoort over hun ervaringen met VBSonline. Professionaliseren indexaties gemeentelijk vastgoed Voordat VBSonline in 2016-2017 werd aangeschaft door UW Samenwerking werd het gemeentelijk vastgoed beheerd in een Excel-bestand. Twee keer per jaar diende er geïndexeerd te worden en in een Excel-bestand was dit een lastige en tijdrovende klus. Daarnaast was het vooral een erg foutgevoelig proces. Dit was één van de belangrijkste redenen voor de gemeenten om VBSonline aan te schaffen. “Veel systemen zijn veel te uitgebreid” Wat Michel nog goed bijstaat van de zoektocht naar een passend systeem, is dat veel systemen veel te uitgebreid zijn. Er is zo veel mogelijk binnen de systemen, dat het onoverzichtelijk wordt. In VBSonline zijn voor alle werkzaamheden van een gemeentelijk vastgoedbeheerder de juiste functies ingericht, maar het blijft tóch overzichtelijk. Vandaar dat UW Samenwerking destijds voor VBSonline heeft gekozen. Het belangrijkst voor deze gemeenten was inzicht in het aantal gebouwen en gronden waarvan de gemeenten eigenaar zijn, het aantal m2 dat de gemeenten bezitten en hoeveel m2 de gemeenten verhuren aan welke organisatie. Koppeling met het zaaksysteem en het financiële systeem De gemeente Montfoort heeft het vastgoedbeheersysteem gekoppeld aan het zaaksysteem en aan het financiële systeem. Hierdoor worden alle gegevens gesynchroniseerd en wordt altijd het juiste gefactureerd. Dat zijn ook direct de grootste voordelen van het systeem. “De grootste voordelen van VBSonline liggen vooral bij de indexatie, de facturatie en het overzicht dat wij als gemeente nu hebben.” – Connie Miltenburg Samenwerking met Metafoor Connie en Michel zijn tevreden gebruikers van vastgoedbeheersysteem VBSonline: “Wanneer een wethouder een specifiek overzicht wenst, kunnen wij dat direct genereren in het systeem. De snelheid waarmee wij informatie kunnen leveren is voor ons een groot voordeel.” – Connie Miltenburg “We hebben veel tijd moeten steken in het voortraject en het vullen van het systeem, maar dat verdient zichzelf vanzelf terug.” – Michel Besamusca Ook over de samenwerking met Metafoor zijn beiden goed te spreken: “Indien er problemen zijn, lost Metafoor dit altijd erg snel op. Metafoor is een fijne partij om mee samen te werken.” – Connie Miltenburg