Vastgoedmanagement Gemeente Enschede in topvorm

Vastgoedmanagement Gemeente Enschede in topvorm

Patrick Neijs, adviseur van Metafoor Vastgoed en Software, ondersteunt de gemeente Enschede sinds april 2019 als Assetmanager Vastgoed. De gemeente Enschede heeft haar vastgoedbeheer erg goed op orde. Alle kosten worden vanuit de huurinkomsten gedekt in een gesloten systeem. Het Vastgoed en Facilitair bedrijf van de gemeente handelt daardoor als een (vastgoed)bedrijf binnen de gemeentelijke organisatie. De gemeente Enschede is een voorbeeld voor veel andere gemeenten en het is voor Patrick dan ook een erg interessante vastgoedorganisatie om voor te werken. Wij interviewden Patrick en Erwin van Proosdij (Hoofd Vastgoed en Facilitair Bedrijf, gemeente Enschede) over de successen binnen de afdeling van de gemeente.

Centraliseren gemeentelijk vastgoed

Voordat er een centrale vastgoedorganisatie was, wist niemand precies welke panden de gemeente beheerde, wat de kosten waren en wat de staat was van de gebouwen. In 2001 is de gemeente gestart met de professionaliseringsslag. Het vastgoed is gecentraliseerd en in 2004 werd de kostprijsdekkende huur geïntroduceerd. Er moest meer transparantie komen in de kosten van de panden, maar ook in de kosten van de overhead en andere gerelateerde kosten. Het doel was om het vastgoed zichzelf te kunnen laten bedruipen. De huurinkomsten en de vastgoedreserves moesten dus voldoende zijn om alle risico’s en tegenvallers op te kunnen vangen. Het was een erg ingewikkelde financiële operatie.

De cyclus van investeren en saneren

Erwin werkt binnenkort 12 jaar bij de gemeente Enschede. Op het moment dat hij bij de gemeente in dienst kwam als Manager Vastgoedontwikkelingen, werd veel geïnvesteerd in vastgoed. Erwin was in deze tijd verantwoordelijk voor de grotere nieuwbouwprojecten. Sinds 2012 vervult Erwin de rol van Hoofd Vastgoed. In deze tijd werd juist een derde van de vastgoedportefeuille gesaneerd. In 2015 werd de afdeling Onderwijshuisvesting samengevoegd met de afdeling Vastgoed en in april 2019 kwam ook de afdeling Facilitair er bij. In de begroting van de komende jaren is een omvangrijk investeringsplan voor nieuwbouw en verduurzaming opgenomen, met name voor onderwijsgebouwen. Met dit omvangrijke investeringsprogramma is de cyclus weer rond.

Van verhuurmakelaar naar Assetmanager

Organisatorisch maakt het Vastgoedbedrijf ook stappen in de professionalisering. In het verleden was de verhuurmakelaar van de gemeente Enschede verantwoordelijk voor de verhuur van de portefeuille. Tegenwoordig heeft de Assetmanager deze taak overgenomen. De rol van een Assetmanager is veel breder dan de rol van een verhuurmakelaar. De portefeuillemanager kijkt op een strategische manier naar het vastgoed en formuleert een duidelijke opdracht voor de Assetmanager. Bij welke panden is verbetering nodig, welke panden moeten worden afgestoten en welke huurders dienen in een ander pand gehuisvest te worden? De Assetmanager dient de uitvoering van deze opdracht aan te sturen en een duidelijke opdracht te formuleren voor de technisch beheerder. Daarnaast is de Assetmanager erg actief in het veld. Door bij huurders langs te gaan genereert hij informatie over de tevredenheid van de huurders en over wat er speelt binnen de gemeentelijke gebouwen.

Team Vastgoed en Facilitair

Het Vastgoed en Facilitair Bedrijf van de gemeente Enschede bestaat inmiddels uit bijna 50 mensen. Het Vastgoed en Facilitair Bedrijf van de gemeente Enschede is niet enkel verantwoordelijk voor de gemeentelijke kantoren, maar levert ook facilitaire diensten aan wijk- en buurtcentra. Eén team binnen de afdeling houdt zich bezig met de sturing van de portefeuille, de portefeuillemanager en de Assetmanager spelen hierin een grote rol. Een ander team is verantwoordelijk voor het aansturen van onderhoud en de uitvoering van projecten. Twee financials binnen de afdeling zijn het bedrijfseconomisch geweten van de afdeling. Het facilitaire team bestaat uit locatiemedewerkers en een aantal projectleiders en contractmanagers die de facilitaire processen aansturen. Twee personen binnen de afdeling zijn verantwoordelijk voor onderwijshuisvesting en daarnaast verzorgt het bedrijfsbureau de administratieve processen.

De financiële buffer van de vastgoedafdeling

Het vastgoedbedrijf van de gemeente Enschede heeft een eigen vermogensbuffer opgebouwd, waardoor het vastgoed zichzelf kan bedruipen. Ieder vastgoedobject heeft jaarlijks een bepaald rendement, positief of negatief. Dit wordt opgevangen in een egalisatiereserve. Samen met een aantal bestemmingsreserves vormt dit de financiële buffer die de vastgoedreserve heet. Het is aan het vastgoedbedrijf om elk jaar in de begroting, ten tijde van de jaarrekening én ten tijde van de tussentijdse rapportages te voorspellen welke risico’s zullen aantreden of juist afvallen en hoe de vermogenspositie zich zal ontwikkelen. Erwin: ‘Op deze manier op je vermogenspositie en de ontwikkeling van de portefeuille sturen, vraagt om een andere benadering. Je moet af en toe denken als een belegger en je gedragen als een bedrijf.’

Koploper streeft nog naar verbetering

Hoewel het Vastgoed en Facilitair bedrijf van de gemeente Enschede koploper is op het gebied van vastgoedmanagement, zijn ook voor deze gemeente nog een aantal verbeteringen te noemen aldus Erwin. Het verduurzamen van de vastgoedportefeuille is bijvoorbeeld een belangrijk speerpunt. De nodige maatregelen zijn al getroffen, maar dit is een onderwerp dat zeker nog extra aandacht behoeft. Daarnaast zou de gemeente meer datagestuurd/-gedreven willen werken. De data is beschikbaar, maar de uitdaging zit in het koppelen van deze data en het gebruik van de data om sturing te geven.

Samenwerking Gemeente Enschede en Metafoor

De gemeente Enschede heeft ervoor gekozen om een externe Assetmanager in te huren vanwege de veranderingen op de afdeling. Voor deze reorganisatie moest de capaciteit op de afdeling goed zijn. Erwin: ‘Ik ben heel tevreden over de samenwerking met Metafoor en ook heel tevreden over Patrick. Wij hebben Patrick uitgekozen omdat hij met zijn profiel iets toevoegt aan de afdeling. Wat ik prettig vind is dat Metafoor een no-nonsense mentaliteit uitstraalt. Dat maakt het samenwerken gemakkelijk en dat zorgt ervoor dat het goed verloopt.’ Patrick is ook erg blij om voor de gemeente Enschede te mogen werken: ‘Het Vastgoed en Facilitair bedrijf is erg professioneel, het is prachtig om hier te werken. Een groot verschil met kleine gemeenten’.