Professionalisering vastgoedbeheer gemeente Alphen aan den Rijn

Professionalisering vastgoedbeheer gemeente Alphen aan den Rijn

In 2015 is de gemeente Alphen aan den Rijn gestart met het op orde brengen van de vastgoedportefeuille. Vorig jaar heeft de gemeente de keuze gemaakt om over te stappen naar het vastgoedbeheersysteem van Metafoor. Door het gebruik van VBSonline is de gemeente op een andere manier naar de portefeuille gaan kijken en is ze op weg naar professioneel en strategisch vastgoedbeheer. Wij interviewden Maarten Eijkelestam[i] en Vincent Quist[ii] over dit proces.

De basis op orde

De gemeente Alphen aan den Rijn is in 2014 ontstaan vanuit een fusie van de gemeenten Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude. Iedere gemeente had voor de fusie een eigen manier van administreren en een eigen archief en zaaksysteem. De gemeente startte in 2015 met het samenbrengen van alle data. Nadat alle objecten, contracten (en daarmee inkomsten) en relaties in beeld waren gebracht en alle data was ingevoerd in het vastgoedbeheersysteem, was de basis gelegd voor het op orde brengen van de vastgoedportefeuille.

Een strakke planning

In juli 2019 rondde de gemeente Alphen aan den Rijn de aanbesteding voor een nieuw vastgoedbeheersysteem af. De gemeente had te maken met een harde deadline: het aanbestedingstraject, de implementatie van het nieuwe systeem én de conversie van de data dienden voor 1 januari 2020 te worden afgerond. Dit was niet voor alle aanbieders haalbaar. De gemeente koos uiteindelijk voor VBSonline van Metafoor Vastgoed en Software en de deadline is gehaald.

“Door de korte lijnen met Metafoor hebben wij onze deadline, ondanks de strakke planning, kunnen halen.”
– Vincent Quist

Maarten Eijkelestam beschrijft VBSonline met een Metafoor: “Wanneer je op je 18e net je rijbewijs hebt gehaald, kies je niet voor een Ferrari, je kiest voor een auto die bij je past. Wij kozen voor een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat qua functionaliteiten bij onze behoefte past van nu”. Hierin ligt de kracht van Metafoor.

De conversie van de vastgoeddata

In augustus 2019 startte de conversie van de vastgoeddata naar VBSonline. Maarten Eijkelestam benoemt een groot voordeel van VBSonline: “Bij het in beeld brengen en registreren van de vastgoedportefeuille redeneerden wij vooral vanuit de contracten (verhuur/ingebruikgeving/ erfpacht/recht van opstal etc.), in VBSonline wordt vanuit het object gedacht. Onder het object hangt een verhuurbare eenheid en onder de verhuurbare eenheid hangt een contract dat de verhuurbare eenheid verbindt met een relatie.” Deze structuur werd in ons oude vastgoedinformatiesysteem ook gehanteerd, maar met VBSonline en de inbreng van Vincent zijn we meer vanuit het object gaan redeneren. Hierdoor is een gedegen basis en meer eenheid ontstaan in het vastgoedmanagement, ook in relatie tot technisch beheer en de financiële administratie.

“De structuur van VBSonline heeft geholpen structuur in de vastgoedportefeuille aan te brengen.”
– Maarten Eijkelestam.

Van de basis op orde naar strategisch vastgoedbeheer

Nu de basis op orde is, komen verschillende acties naar voren die nodig zijn om de portefeuille echt te gaan beheren. Om dit mogelijk te maken is een nieuwe verdeling in rollen en functies benodigd binnen de afdeling. Dit is één van de stappen die de gemeente moet nemen in de professionaliseringsslag. De functies zullen in de toekomst opnieuw worden ingericht aan de hand van de mogelijke rollen in VBSonline. VBSonline dient voor de gemeente als een middel bij het professionaliseren van het vastgoedbeheer en dwingt de medewerkers meer te denken vanuit een vastgoedmanagementrol.

Verschillende functies in VBSonline ondersteunen de medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn bij het vastgoedbeheer. De standaard koppeling met het Kadaster/BAG en Google Maps helpt de medewerkers bijvoorbeeld bij het uitvoeren van controles. Ook de grafische component is een handige functie die ondersteuning biedt bij het vastgoedbeheer. Objecten in VBSonline kunnen daarnaast gelabeld worden, waardoor gemakkelijk te filteren is tijdens het beheren van de vastgoedportefeuille.

Facturatie, indexaties en kostprijsdekkende huur in VBSonline

De eerstvolgende stap voor de gemeente Alphen aan den Rijn is om vanuit VBSonline te factureren. Maarten Eijkelestam en Vincent Quist zijn druk bezig met het actualiseren van de betaalregels om dit mogelijk te maken. Wanneer de facturatie vanuit VBSonline is gerealiseerd, zal de koppeling met het boekhoudprogramma worden gemaakt. Daarbij worden betalingen daadwerkelijk geboekt in het boekhoudprogramma, zodat een duidelijk overzicht van de debiteuren ontstaat. Daarnaast zijn ze druk bezig met de indexaties, ze willen namelijk naar één vast moment voor alle indexaties.

In de toekomst willen ze het systeem verrijken met financiële waarden ten behoeve van de kostprijsdekkende huur en de import/export mogelijkheid tussen VBSonline en O-Prognose (het systeem voor technisch beheer) gaan benutten. Ook is het de wens om in de toekomst de shapefiles van de uitgiftetekeningen in VBSonline in te lezen om de omtrek van gemeentelijke gronden te kunnen registreren in VBSonline.

Alphen aan den Rijn en Metafoor werken samen aan de ultieme oplossing

De gemeente Alphen aan den Rijn is zeer te spreken over VBSonline. Ze beschrijven het systeem als ontzettend intuïtief, gebruiksvriendelijk en eenvoudig. Hierdoor zijn alle collega’s in staat met het systeem te werken en wordt het vastgoedbeheer in VBSonline breed gedragen.

“Er is een duidelijk verschil tussen software die op de markt is gebracht vanuit de expertise om software te bouwen en software die is ontworpen vanuit de expertise voor vastgoedbeheer. VBSonline sluit veel beter aan bij de dagelijkse werkzaamheden.”
– Vincent Quist

Maarten Eijkelestam: “We hebben een hele fijne relatie met Metafoor. Metafoor is een partner, denkt met je mee, gaat écht voor je aan de slag en komt met een oplossing. We hebben veel contact met Metafoor, door de korte lijntjes kunnen we erg snel schakelen. Met Metafoor werken we echt als sparringpartners aan een ultieme oplossing.”

[i] Maarten Eijkelestam, Medewerker Vastgoed bij de gemeente Alphen aan den Rijn. In de afgelopen 5 jaar bij de gemeente heeft hij zich bezig gehouden met het op orde brengen van de vastgoedadministratie en de verhuur en verkoop van panden. Daarnaast werkt hij samen met Vincent Quist aan de implementatie van het nieuwe vastgoedbeheersysteem en aan het verbeteren en professionaliseren van het vastgoedbeheer.

[ii] Vincent Quist werkt als Interim Portefeuillemanager voor de gemeente Alphen aan den Rijn. In deze rol geeft hij sturing aan de professionalisering van het vastgoedmanagement. Voordat hij bij de gemeente Alphen aan den Rijn startte, boekte hij hierin al successen bij bijvoorbeeld de gemeenten Delft en Haarlemmermeer.

Geïnteresseerd geraakt in het gebruik van vastgoedbeheersysteem VBSonline bij uw gemeente? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.